Conozca las ventajas de contar con un manual de procedimientos en su comunidad

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Experta de Clear Auditores explica cómo, por medio de este material, propietarios y arrendatarios podrán prevenir problemas de gestión del administrador y ayudar en la labor del comité de administración de la comunidad.

En nuestro país existen más de 30 mil edificios y el 23,7% de la población vive en comunidad, según datos recientes del Senado, a raíz de la tramitación de la nueva Ley de copropiedad inmobiliaria. En general, este cuerpo legal es desconocido por los comités de administración, quienes tienen responsabilidades en el manejo de un edificio y/o comunidad.

Una de las razones de este desconocimiento es la escasa claridad respecto al adecuado proceder en la administración. Al respecto, Mercedes Gómez, directora de Clear Auditores y Perito Judicial indicó que “dentro de una comunidad se producen un sinnúmero de procedimientos: pago a proveedores y trabajadores, recepción de pagos de los copropietarios, contratación de personal, etc. Contar con un manual que guíe cada una de estas actividades, adaptado a las particularidades de cada comunidad, ayuda a que estas operaciones sean ejecutadas de manera correcta y mejora la calidad del control interno de ésta”.

De esta manera, agrega la especialista, cualquier nuevo administrador que ingrese a la comunidad puede entender rápidamente el funcionamiento de ella y lo que se espera de su quehacer. “También ayuda al comité de administración a entender claramente su rol y responsabilidades, de forma que, independiente del comité que tome el control de la comunidad, el método de trabajo sea el mismo”, señaló Gómez.

En este sentido, la Perito Judicial explica que, sobre la base de su experiencia inmobiliaria, “la ausencia de un manual de procedimientos en las comunidades puede derivar en un mal manejo de ésta. Debemos recordar que son personas quienes llevan la administración de la comunidad, por lo que habitualmente existen disputas en la forma de manejar los procedimientos, pues cada uno desea hacerlo de forma diferente”.

Elaboración del manual de procedimientos

Para realizar esta tarea, Mercedes Gómez aclaró que, en primer lugar, se debe realizar un levantamiento de los procedimientos que tienen lugar en la comunidad. “La Ley de copropiedad inmobiliaria ayuda mucho en esto, pues describe en gran porcentaje los lineamientos metódicos para ejecutar estas actividades”. Asimismo, complementó la auditora, se debe tener en cuenta el Reglamento de copropiedad de la comunidad individual, pues también indica lo que está permitido o las particularidades de ésta. Una vez realizado el levantamiento de procedimientos de la comunidad en específico, se deben detallar las subtareas de cada procedimiento y la manera en que deben hacerse.

Además de la eficiencia en la administración, la directora de Clear Auditores enfatizó que “el manual de procedimientos tiene el potencial de evitar multas y sanciones, al describir situaciones cotidianas de las cuales los involucrados del comité o el administrador podrían tener desconocimiento. También evita aquellas situaciones que puedan alejarse de la legalidad. Un ejemplo recurrente de estos casos es el despido de trabajadores”.

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